Jak stworzyć makietę aplikacji CRM lub ERP

Przygotowanie do makietowania

Przygotujcie wszystkie informacje, które opcjonalnie mogłyby się znaleźć na makiecie. W tym celu zróbcie krótką ankietę z życzeniami przyszłych użytkowników. Roześlijcie materiały do zespołu realizującego makietę. Zbierzcie kilka aplikacji, które znacie lub które używacie i ustalcie, które rozwiązania się pomocne, a które nie.

Ten etap nie ma zakończenia. W każdym momencie można dodać kolejne wymagania, aż do momentu zamknięcia makiety.

Szczegółowy opis zakresu prac

Spiszcie co jest do wykonania. Może to być przykładowo wykonanie 15 modułów o wskazanych nazwach. Mogą to być

 

• klienci – osoby prywatne i firmy, które kupiły lub rozważały kupno produktów
• dostawca – firma, która sprzedaje produkty do odsprzedaży
• użytkownik – członek zespoły, który będzie miał dostęp do aplikacji webowej CRM
• oferty – dokument PDF przesyłany do klienta z propozycją zakupu

 

W każdym module są do wykonania:

 

• filtrowanie
• tabela główna
• profile
• powiązania między modułowe
• tworzenie dokumentów PDF
• wysyłanie smsów i autoresponderów itd.

Proces tworzenia oferty, wyceny, akceptacji warunków finansowych może być skomplikowany. W takich przypadkach warto wzbogacić makietę o zamodelowany proces tworzenia oferty ze wszystkimi scenariuszami. Warto rozpisać wszystkie procesy, które tego wymagają.  

Makietowanie oprogramowania CRM lub ERP

Producent dedykowanych aplikacji webowych powinien przesłać ci jeden (właściwie to kilka dostępów do przykładowych paneli), abyście zobaczyli w praktyce jak będzie działać wasza aplikacja. Firma programistyczna nie powinna się zasłaniać umowami z klientami, NDA, czy czymkolwiek innym. Wykonanie aplikacji z dwoma lub trzema prostymi modułami to kwestia jednego dnia pracy programisty, więc powinni mieć przygotowaną aplikację do prezentacji.

Rozmieszczenie elementów na makiecie

Omówcie główne elementy panelu takie jak

• menu nawigacyjne

• filtry

• tabele

• profile

• ustawienia

• eksporty

• statystyki

• home

Jeśli będzie wiele paneli dla różnych typów użytkowników, mogą mieć one inne rozplanowanie ze względu na intuicyjność. Jeśli tak będzie, omówcie co ci użytkownicy powinni widzieć w swoich panelach. Wszystkie panele należy wykonać na makiecie.

Rozmieszczenie elementów na makiecie powinno być porównywalne do aplikacji. Poproś producenta oprogramowania, aby podesłał ci makietę przykładowego modułu i dostęp do aplikacji / modułu, który był wykonany na podstawie tej dokumentacji. Pozwoli ci to lepiej wyobrazić sobie co powstanie z makiety.  

Wygląd panelu CRM lub ERP

Ustalcie w pierwszej kolejności jak będzie wyglądał moduł aplikacji CRM lub ERP. Poniżej jest wypracowany przez nas panel, który jest optymalny. Po lewej stronie jest wąski pasek z ikonami modułów. Po najechaniu zostaje rozwinięty.

Od góry mamy nazwę modułu, w którym jesteśmy. Następnie na górze są filtry, które można jednym kliknięciem zwinąć i rozwinąć.

Przycisk MENU pozwala na podgląd profilu rekordy po prawej stronie oraz tabeli po lewej stronie. Można bardzo łatwo przepinać się pomiędzy rekordami. Opcja filtrowania jest przez cały czas dostępna. Tabelę po lewej stronie można również chować i pokazywać.

Profil rekordu jest podzielony na profil, a następnie na zakładki tematyczne, których ilość wskazujecie Państwo. W zakładach mogą być pola lub tabelę z filtrami.

Tryb edycji ma inny kolor od trybu odczytu dla odróżnienia. Przyciski dodaj, zapisz, edytuj jest po prawej stronie nie górze.

Napisz do nas maila, abyśmy przesłali ci dane dostępowe do przykładowej aplikacji.

  

Tabele na makiecie

Opracuj jak ma wyglądać tabela w twoim dedykowanym systemie webowym. Ustalcie jak mają wyglądać poniższe zagadnienia:

• zebrowanie tabeli

• ile rekordów ma być wyświetlanych w tabeli

• działanie paginacji (stronnicowanie)

• sortowanie

• filtrowanie

• formaty daty

• eksport do plików zewnętrznych – formaty, kodowania

• kwarendy

• ikony w tabelach

Omówcie na etapie tworzenia makiety jak szybko będzie ładować się tabela. Technicznych rozwiązań jest wiele, a każda z nich ma swoje wady i zalety. Upewnij się, że przy dużej ilości rekordów tabela będzie działać szybko.  

Profile na makiecie

Profil to zbiór informacji jakie możemy zapisać w danym rekordzie w module. Przykładowo w module klienci będą pola: imię, nazwisko, status klienta, adres email, telefon itd.

Należy w bardzo wyraźny sposób rozgraniczyć pola, gdzie można wprowadzić jedną informację – np. imię, nazwisko od pól, gdzie może być wiele rekordów. Mogą to być adresy, konta bankowe, oddziały w firmie, pracownicy dostawcy itd. W takich przypadkach należy wykonać na makiecie tabele, w których będzie można wprowadzić dowolną ilość rekordów.  

Rodzaje pól w webowej aplikacji  

• Pole tekstowe – należy stosować przy imieniu, nazwisku ….

• Długie pola tekstowe – notatka, dodatkowe uwagi

• Pola jednokrotnego wyboru – statusy, źródło pozyskania klienta

• Pola wielokrotnego wyboru – lista województw w jakich kandydat w firmie rekrutacyjnej chce podjąć pracę

• Check boxy – czy opiekun osób starszych prowadzi auto

• Radio Box – płeć, rodzaj prowizji pośrednika

• Link dofolllow – link do strony klienta

• Data – następny kontakt z klientem

• Data i godzina – termin spotkania w kalendarzu, planowany przyjazd busa z opiekunem osób starszych do klienta,

• Pasek postępu – import plików lub zaawansowanie procesu rekrutacyjnego/ produkcyjnego

• Plik (jeden lub wiele) – referencje, CV, umowa

• Avatar – pole na zdjęcie z minaturą w aplikacji   

Filtrowanie na makiecie  

Ustal kolejność wszystkich filtrów w każdym module. Upewnij się, że filtr nazywa się tak samo jak pole w oprogramowaniu. Wyjaśnij na przykładach jakie wartości będą pokazywane w każdym z nich. Przykładowo w pole imię wpisujemy JAN. Czy filtr ma działać na zasadzie

 

• zaczyna się od – pokaże wszystkie osoby o imieniu JAN, JANUSZ, JANINA
• zawiera – pokaże powyższe oraz OSJANA, BRAJAN
• jest dokładnie – wskaże tylko osoby o imieniu JAN
• nie zawiera – nie pokaże żadnych z powyższych

Filtrowanie po datach powinno mieć zdefiniowane opcje dziś, wczoraj, jutro, ten miesiąc, poprzedni miesiąc, ostatnie 30 dni i dowolny zakres dat.

Procesy zachodzące w aplikacji

Aplikacja webowa CRM lub ERP będzie wykorzystywana do obsługiwania skomplikowanych procesów. W takich przypadkach niezbędne jest rozrysowanie scenariuszy jakie mogę wystąpić w ramach każdego procesu. Do tego pomocna będzie notacja BPMN lub inna.  

Integracja dedykowanej aplikacji webowej z innymi systemami

Aplikacje webowe można i warto integrować z zewnętrznymi systemami. Sam proces jest przewidywalny i łatwy do wykonania. Korzyści z osiągniętych efektów mogą być duże. Na etapie makiety należy każdą integrację opisać oddzielnie.

Opisz jakie dane, w jakim momencie mają być przesyłane do drugiego systemu i co mają spowodować. W proces ten należy zaangażować programistów, aby ustalili w jaki sposób integracja zostanie wykonana. Twoje dedykowane oprogramowanie CRM lub ERP może wysyłać i / lub odbierać dane z zewnętrznych systemów.   

Zależności w aplikacji webowej

To najtrudniejszy element na makiecie do opracowania. Wszystkie zależności należy szczegółowo opisać. Spisujcie jedną zależność w jednym miejscu, aby podczas edycji wprowadzać zmiany w jednym miejscu.

Zależności nie są problem dla doświadczonego zespołu programistów do wykonania. Trudność polega na:

• wybraniu odpowiedniego poziomu zależności, którzy przyszli użytkownicy będą mogli wdrożyć
• analizie obecnej sytuacji, zoptymalizowaniu procesów,
• wyobrażeniu sobie jak to może działać w aplikacji,
• zrozumieniu makiety i świadomym zaakceptowaniu przez zespół

Uprawnienia w aplikacji

Ustalcie kto będzie się mógł logować do aplikacji. W module użytkownicy będą profile wszystkich członków twojego zespołu. Te osoby będą miały przypisaną rolę. Przykładowo może to być

administrator

dział sprzedaży

serwis

rekrutacja

administracja itd.

Osoby o określonej roli muszą mieć zdefiniowane uprawnienia

• prawo odczytu do ……

• możliwość dodawania ……..

• możliwość edycji …….

• opcję usuwania ……..

• możliwość eksportu danych

Aplikacja webowa może mieć wiele paneli. Powyżej opisaliśmy panel administratora. Inni aktorzy mogą mieć swoje panele, przykładowo:

- w firmie rekrutacyjnej kandydat ma swój panel

- w szkole językowej uczeń i lektor mają swoje panele

- w firmie produkcyjnej klient i firma logistyczna mogą mieć swoje panele

W analogiczny sposób należy ustalić jakie prawa dostępu mają aktorzy we wszystkich panelach.  

Efekt końcowy prac nad makietą

Efektem pracy jest plik PDF z jednoznacznie wskazanymi wymaganiami klienta. Przy tworzeniu makiety nie ma nic oczywistego, dlatego wszystko powinno być opisane. Zespół tworzący aplikację nie będzie miał kontaktu z twórcami makiety, dlatego powinno się na niej znaleźć wszystko czego wymaga klient. Oczywiście jeśli programiści znajdą niespójne elementy, zwrócą się z pytaniem do zespołu klienta. Jednak jeśli przy tabeli nie będzie informacji, że ma być opcja sortowania to programiści nie wykonają tej funkcjonalności.

Klient musi mieć świadomość, że programiści zrobią to co jest na makiecie i nic ponadto. W przypadku umowy fixed price będzie to oznaczać, że zmiany w stosunku do makiety będą dodatkowo płatne oraz wykonane w późniejszym terminie. W przypadku umowy time and materiał będzie to oznaczało wykonanie tego w kolejnych rundach / sprintach. W związku, z czym warto zadbać o kompletność makiety.

Rozpoczęcie prac programistycznych

Po zaakceptowaniu makiety następuje przerwanie prac projektowych nad makietą nad wskazanym obszarem. Zespół projektujący makietę może przystąpić do opracowywania kolejnych elementów aplikacji webowej. W tym czasie zespół programistów tworzy oprogramowanie i testuje ją pod kątem spełnienia wymagań makiety.