Twój zespół potrzebuje nowego oprogramowania CRM lub ERP, dlatego przygotowaliście zapytanie ofertowe do dostawców aplikacji. Rozesłaliście je i macie na biurku oferty. Co teraz?
Przykładowe zapytania ofertowe
Zadanie porównania ofert jest trudne i czasochłonne. Do tego trzeba podjąć kilka trudnych decyzji. Najłatwiej jest porównać ceny, choć i w tym wypadku nie jest to takie proste.
Jak porównać oferty dostawców aplikacji CRM i ERP
Przez cały proces analizy dostawców, rozmów z nimi, analizy umów pamiętaj, że potrzeby Twojej firmy są tutaj najważniejsze. Twojej firmy czyli Twojego zespołu. To im ma pomagać w codziennej pracy oprogramowanie. Po wdrożeniu za rok twój zespół zwiększy wydajność o „40%” lub zmarnuje tysiące godzin i stwierdzicie, że nowy system niczego nie poprawił. Miej proszę na uwadze, że ogromne firmy zatrudniające wielu specjalistów ponoszą porażki przy wdrożeniach.
Widzisz więc, że projekt ma duże znaczenie dla całego zespołu. Pamiętaj, że nie ma w tym przypadku dróg na skróty tylko trzeba przeanalizować wszystkie rozwiązania w oparciu i analizę potrzeb, którą już wykonałeś.
Nie sugeruj się mało ważnymi elementami takimi jak:
- dostawca jest z twojego miasta
- aplikacja ma ładne kolory
- oprogramowania ma 5 dodatkowych modułów, których nie potrzebujesz
Potrzeby Twojej firmy są najważniejsze
Porównanie ofert dostawców można zrobić tylko po wykonaniu analizy potrzeb Twojego zespołu. W innym przypadku wybór oprogramowania będzie przypadkowy. Twój zespół i cała twoja firma będzie odczuwać konsekwencje tej decyzji przez najbliższe kilka lat.
Proces porównywania ofert na dostawę aplikacji CRM lub ERP
Jakie oferty odrzucić?
Odrzuć w pierwszej kolejności rozwiązania, których na pewno nie chcesz. Przykładowo może to być sytuacja następująca.
Potrzebujesz aplikację, która działa online na telefonach, tabletach i komputerach. Do tego musi działać na systemach Windows, Linux i MacOS. Odrzuć wszystkie rozwiązania desktopowe. To jest parametr krytyczny, więc skup się tylko na takich aplikacjach, które dają ci pewność, że spełniają tej warunek.
Interesuje cię posiadania kontroli nad rozwojem aplikacji. Odrzuć wszystkie oferty na zakup licencji, ponieważ w ich przypadku nie masz wpływu na rozwój. Upewnij się, że umowa z firmą programistyczną gwarantuje ci, że zostaną ci przekazane wymagane prawa, a kod i bazy danych nie zostaną zaszyfrowane.
Przykładowe kryteria oceny oferty na zakup aplikacji CRM lub ERP
Kryteriów oceny oferty na dostawę oprogramowania jest wiele. Wszystkie działy powinny opracować swoje wymagania i każde z tych wymagań powinno zostać skonfrontowane z każdym analizowanym rozwiązaniem.
Przykład - Wymagasz, aby aplikacje mogła wysyłać SMSy. Doprecyzuj co się pod tym kryje.
- A. Twój zespół ma mieć w polu klienta ikonę przy osobie kontaktowe „SMS”. Kliknięcie powoduje, że wyskakuje okno do wpisania treści i wyślij. Czy lista wysłanych wiadomości ma się gdzieś archiwizować?
- B. Istnieje potrzeba, aby zespół mógł zaplanować wysyłkę SMSa na jutro o 14:18 do osoby Jan Nowak
- C. Inną potrzebą jest, aby ustalić schemat wysyłania wiadomości SMS z ustaloną treścią w przypadku wystąpienia zdarzenia. Przykładowo może to być nie zapłacona faktura. Wiadomość zostanie wysłana do wskazanej osoby, X dni po przekroczeniu terminu płatności
- D. Jeszcze inną funkcjonalności jest możliwość samodzielnego ustawiania przez użytkownika szablonów automatycznych SMSów. W takim przypadku należy zdefiniować zdarzenie, moment wysłania wiadomości, nadawcę, odbiorców, treść.
Powyżej opisane 4 rodzaje funkcjonalności dają Twojemu zespołowi inne możliwości. Nie możesz poprzestać na wniosku, że analizowane rozwiązanie ma opcję wysyłania SMSów lub jej nie ma. Diabeł tkwi w szczegółach i to one decydują o sukcesie projektu.
Jeśli rozwiązanie 1 ma wszystkie powyższe opcje, a rozwiązanie 2 ma tylko A i B nie oznacza to wcale, że rozwiązanie 1 jest lepsze. Wszystko zależy od twoich wymagań. Jeśli twój zespół potrzebuje funkcjonalności A oznacza to, że zakres funkcjonalności jest taki sam. Rozwiązanie 1 ma kilka dodatkowych opcji, których wy nie potrzebujecie, a będziecie musieli za nie zapłacić.
Umowa na zakup aplikacji CRM i ERP
Przeczytaj uważnie co dokładnie kupujesz. Jakie prawa nabędziesz, a jakich nie. Nie ma sensu porównywania cen rozwiązań nie biorąc pod uwagę zapisów umowy. Jeśli zapisy nie są dla ciebie jasne zaangażuj swojego prawnika i konsultanta IT do tego procesu. Wyjaśnij wszystkie punkty przed podjęciem decyzji. Umowa będzie wskazywać na wiele ważnych zapisów o gwarancjach, czasie reakcji, szkoleniach dla zespołu i wielu innych.
Selekcja ofert
Wybierz od 2 do 5 rozwiązań, które będziesz porównywać. Krok po kroku zweryfikuj czy wszystkie wymagania da się obsłużyć w sposób jaki został ustalony (opis wymagań zrobiliście już wcześniej). Jeśli masz wątpliwości dopytaj o to dostawcę. Jeśli jakaś aplikacja czy firma programistyczna nie może dostarczyć jakiejś mniej ważnej funkcjonalności nie odrzucaj jej od razu. W świecie aplikacji raczej nie zdarza się, aby jakieś rozwiązanie miało wszystkie opcje. Jest to zawsze kwestia kompromisów.
Zrób listę kwestii i przydziel punkty, które będą odzwierciedlać ważność zagadnienia. Na końcu otrzymasz dość obiektywną opinię na temat rozważanych rozwiązań dla twojego zespołu. Nie oznacza to, że już masz gotową odpowiedź, ale na pewno otrzymasz materiał na którym można bazować. W analizę ofert warto zaangażować konsultanta IT, który pomoże w wyborze najlepszej oferty. Jego komentarze mogą okazać się bardzo pomocne tym bardziej jeśli brał udział przy wdrożeniach w podobnych firmach.
Przeczytaj także:
