Prowadzisz agencję rekrutacyjną i masz poczucie, że wysiłki Twoich pracowników idą na marne? W dokumentach panuje chaos, a wyszukiwanie potrzebnych informacji zajmuje zdecydowanie zbyt dużo czasu? Zgłaszają się do nas osoby właśnie takie jak Ty. Dopasowany system informatyczny może stanowić odpowiedź na Twoje bolączki.
Co robicie źle? I jak robić to lepiej!
1. Brak ustandaryzowanej bazy danych
Pewnie znasz to z własnego doświadczenia: istnieje ogólny schemat zapisywania informacji, ale każdy ma swoje przyzwyczajenia, co skutkuje tym, że znalezienie czegokolwiek graniczy z cudem. Dane gromadzone są w plikach Excel, Word czy na LinkedIn, bo przecież każdy wie i pamięta, gdzie co zapisuje. Aż okazuje się, że nie wie i nie pamięta…
2. Ręczna publikacja ogłoszeń o pracę
Na ilu stronach publikujecie ogłoszenia? Pomyśl teraz, ile czasu moglibyście oszczędzić, gdyby wystarczyło tylko wprowadzić ogłoszenie do jednego systemu, który dzięki integracji z serwisami ogłoszeniowymi, sam publikowałby je na określonych portalach. Dopasowane rozwiązanie informatyczne oznacza koniec czasochłonnego, ręcznego kopiowania treści.
3. Trudność w egzekwowaniu zadań
Brak jednego miejsca do wpisywania przydzielonych zadań nie tylko utrudnia ich egzekwowanie, ale także komunikację. Przypomnij sobie ostatnią sytuację, kiedy od skończenia części projektu przez jedną osobę zależało jego kontynuowanie przez inną. Jak się o tym poinformowały - mailowo, werbalnie, a może przez Facebooka? Sprawne narzędzie informatyczne pozwoli szybko przepiąć zadanie na inną osobę bez niejasności czy nieporozumień.
4. Gromadzenie mało precyzyjnych informacji
Informacje zapisywane w różnych miejscach łatwo mogą stać się nieprecyzyjne. Bo o ile sposób zapisywania danych wrażliwych jest oczywisty, o tyle specyficznych szczegółów dotyczących kandydata może już taki łatwy nie być. Problemem może okazać się nawet odpowiednie zapisanie poziomu języka - pole tekstowe sprzyja nadmiernej inwencji niektórych pracowników ;). Dlatego do tworzenia profili kandydatów zawsze lepiej sprawdzi się zapisany w aplikacji szablon, z polami tekstowymi oraz miejscami jednokrotnego i wielokrotnego wyboru.
5. Ręczne tworzenie dokumentów
Czy umowy, profile kandydatów i inne dokumenty tworzycie w Wordzie lub na dysku Google? To nie najlepsze rozwiązanie, które poza tym, że pochłania sporo czasu jest niefunkcjonalne. Dopasowana aplikacja sprawi, że spora część informacji uzupełniana będzie automatycznie. A to pozwoli także uniknąć błędów wynikających z wykonywania powtarzalnych, rutynowych czynności.
6. Brak możliwości szybkiego wyszukiwania informacji
Bo i jak miałoby to być możliwe, jeśli dane gromadzone są w kilku miejscach? Nie wspominając o zaawansowanych opcjach wyszukiwania, obejmujących np. wykluczanie danych parametrów. Pomyśl, ile czasu oszczędzaliby Twoi pracownicy, gdyby mogli filtrować bazę kandydatów wedle dowolnych parametrów i ich kombinacji. To możliwe!
7. Konieczność ręcznego wysyłania smsów i maili do kandydatów
To oczywiście bardzo miłe dostać spersonalizowanego maila, ale co w sytuacji, gdy konieczne jest wysłanie smsa czy wiadomości tej samej treści do 200 osób? Niewiele ma to wspólnego z życzliwym gestem, za to wiele z nudnym, rutynowym zajęciem, które powinna wykonywać za Twoich pracowników aplikacja.
8. Brak integracji ze stroną internetową
Załóżmy, że na Waszej stronie internetowej istnieje możliwość samodzielnego aplikowania przez kandydatów na oferowane stanowiska. Gdzie ląduje zgłoszenie? W skrzynce mailowej pracownika, kierownika teamu, Twojej? Mogłaby wpadać wprost do systemu, a tym samym eliminować dodawanie duplikatu profilu czy zgłoszenia.
9. Ręczne obliczanie prowizji
No, może z użyciem kalkulatora ;). Bo przecież inne stawki mają partnerzy, inne pracownicy, pensja osób zatrudnionych przez agencję także jest różna, a wszelkie pozostałe świadczenia oblicza się na podstawie odmiennych ustaleń. Jest co robić, a ile czasu można by zaoszczędzić z pomocą jednej dopasowanej aplikacji!
10. Brak możliwości dostępu do danych w różnych językach
Co w międzynarodowych zespołach może stanowić nie lada wyzwanie. Brak możliwości szybkiego tłumaczenia danych, to także trudność w sytuacji, gdy CV kandydata napisane jest w języku obcym. Aplikacja do rekrutacji umożliwia tłumaczenie wprowadzonych informacji na dowolny język w kilka sekund.
To tylko kilka z potencjalnych przyczyn, dla których Twoja agencja rekrutacyjna jest nieskuteczna. O przedstawionych powyżej sytuacjach opowiedzieli nam nasi klienci, którzy zgłosili się do nas z prośbą o wykonywanie dopasowanej aplikacji do rekrutacji, która nie tylko pozwoli oszczędzić czas, ale także podnieść efektywności pracowników i intuicyjność wykonywanych czynności. Jak to wygląda w praktyce?
Jak Twoja agencja może stać się bardziej skuteczna?
Z pomocą dedykowanej aplikacji webowej, to prostsze niż się wydaje. Wystarczy tylko gruntowne zdefiniowane potrzeb.
-Które z czynności podejmowanych obecnie w Twojej agencji są nieskuteczne?
-Jak należałoby je wykonywać, aby podnieść efektywność?
-Jaki sposób zapisywania informacji jest najskuteczniejszy i powinien stać się standardem?
-Które informacje powinny być automatycznie wprowadzane do dokumentów i formularzy?
-W jakich językach chcesz obsługiwać system?
-Na podstawie jakich parametrów chcesz przeszukiwać bazę kandydatów?
Kiedy już znasz odpowiedzi na te podstawowe pytania (w trakcie rozmowy z konsultantem kwestii do omówienia pojawi się więcej) konieczne jest zaplanowanie odpowiednich rozwiązań systemowych. Funkcjonalna aplikacja do rekrutacji, to nie musi być ogromny system - wierzymy, że w oprogramowaniu powinny znaleźć się tylko takie elementy, które faktycznie są potrzebne i będą użytkowane. Dlatego to Ty decydujesz, co znajdzie się w systemie i jak będzie działać. Najważniejsze korzyści, jakie daje Ci dedykowana aplikacja do rekrutacji, to:
-Gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu, w standardowy, funkcjonalny sposób
-Szybkość wyszukiwania danych na podstawie kombinacji parametrów
-Możliwość tłumaczenia plików i zapisywanych informacji w wielu językach
-Generowanie dokumentów w pliku PDF
-Automatyczne uzupełnianie wielu pól w systemie za pomocą danych zapisanych w profilach kandydatów
-Automatyczne obliczanie stawek i prowizji
-Brak duplikatów profili czy zgłoszeń kandydatów
-Całkowita zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi
Korzyści jest o wiele więcej, ale o tym przekonasz się sam! Jesteś gotowy sprawić, by Twoja agencja była bardziej skuteczna i konkurencyjna? Pomożemy Ci to osiagnąć!
