Gdy nasi klienci kontaktują się z nami często zastanawiają się nad wdrożeniem w swojej firmie gotowego lub dedykowanego systemu CRM. Opierając się na opiniach w sieci i recenzjach znajomych posiadają pewne wyobrażenia na temat obu tych rozwiązań. Znacząco się one od siebie różnią, dlatego postanowiliśmy szczegółowo je opisać. Zacznijmy od wad i zalet gotowych systemów do zarządzania relacjami z klientami (CRM).
Wady gotowych systemów CRM
Dzielimy je na trzy kategorie:
-Dotyczące personalizacji.
-Związane z elastycznością.
-Dotyczące rozwoju.
Wadliwa personalizacja
W ramach pierwszej z nich – personalizacji – uwidacznia się to głównie w niskim dopasowaniu do indywidualnych potrzeb firmy. Systemy tej klasy posiadają pewien określony zakres funkcji, które w założeniu mają sprawdzić się w każdej branży i każdej firmie. Decydując się na gotowy CRM nie powinniśmy oczekiwać indywidualnego podejścia czy rozbudowanego wsparcia. Określone firmy je oferują, ale często zdarza się, że wiąże się to z dodatkowymi kosztami.
Brak elastyczności
Problemy związane z elastycznością gotowych systemów do zarządzania relacjami z klientami dotyczą głównie braku możliwości stworzenia dodatkowej funkcji w systemie. Niektóre firmy mają to w swojej ofercie, wiąże się to jednak ze sporym kosztem. Rozwiązania gotowe narzucają także określony sposób przeprowadzania procesów w systemie. Posiadają one wbudowane moduły, do których użytkownik musi się dostosować. O ile z części z nich korzysta się w każdej branży, o tyle niektóre znajdą zastosowanie tylko w określonych firmach. Ostatnim problemem w tej kategorii jest określona liczba użytkowników, która może korzystać z takiego rozwiązania. Wykupując licencję na użytkowanie gotowego systemu konieczne jest określenie, ile osób będzie go używać. Z rozwiązań dedykowanych może korzystać nieograniczona liczba użytkowników. Pod uwagę należy wciąż także brak możliwości integracji z innymi systemami. Gotowe rozwiązania jej nie zapewniają, co może być problematyczne, gdy w firmie korzysta się już np. z systemu do faktur.
Problemy z rozwojem gotowego systemu CRM
Ostatnią, trzecią kategorią wad rozwiązań tej klasy jest brak możliwości przyszłej rozbudowy. Tym samym w pewnym momencie działalności może się okazać, że zakupione rozwiązanie jest niewystarczające. Brak możliwości rozwijania systemu spowoduje, że konieczne będzie wdrożenie czegoś zupełnie nowego, co wiąże się nie tylko z kosztem, ale i nakładem czasowym.
Zalety gotowych systemów CRM
Zalety rozwiązań tej klasy możemy podzielić na dwie kategorie:
-Związane z wyborem systemu,
-Powstające w trakcie użytkowania oprogramowania.
Związane z wyborem
Największą zaletą tego typu jest możliwość przetestowania rozwiązania przed jego zakupem. Czy to w formie wersji demo, czy triala, większość dostawców oprogramowania oferuje okres testowy. Decydując się na gotowy system CRM mamy także pewną dowolność w skalowaniu kosztów. Rozwiązania tej klasy oferowane są zwykle w pakietach, które różnią się pomiędzy sobą funkcjami oraz ceną. Ostatnią zaletą związaną z wyborem gotowego systemu CRM jest podstawowy zakres funkcjonalności, co może dobrze sprawdzić się w małych firmach.
Związane z użytkowaniem
Podstawową zaletą w tej kategorii jest mobilność w przypadku rozwiązań działających na licencji SaaS (Software as a Service). Aby korzystać z systemu tego rodzaju konieczny jest tylko dostęp do Internetu oraz dowolna przeglądarka. Tym samym uzyskuje się stały dostęp do aktualnych informacji. Takie rozwiązanie jest korzystne dla osób, które spędzają dużo czasu poza biurem. Gotowe systemy CRM zawierają także stosunkowo łatwe procesy w związku z tym, że posiadają tylko podstawowe funkcje.
Jaki system wybrać?
Zanim dokonasz wyboru pomiędzy gotowym a dedykowanym systemem CRM zastanów się:
-Jakie procesy ma usprawnić oprogramowanie?
-Czy istnieją unikatowe procesy, charakterystyczne dla Twojej firmy, które chciałbyś dokładnie odzwierciedlić w systemie?
-Jak wiele osób będzie korzystać z rozwiązania?
-Czy konieczna jest integracja z innymi systemami?
-Czy myślisz o przyszłej rozbudowie oprogramowania?
Jeśli na powyższe pytania odpowiedziałeś tak, być może rozwiązanie gotowe nie będzie dla Ciebie wystarczające. W tej sytuacji dobrze zastanowić się nad zaletami rozwiązań dedykowanych. O porównaniu obu tych klas systemów przeczytasz więcej tutaj.
Dowiedz się więcej o rozwiązaniach dedykowanych:
CRM na zamówienie krok po kroku
Zalety i wady systemu dedykowanego
Dedykowany system magazynowy dla branży produkcyjnej
