Oprogramowanie pudełkowe czy dedykowane?

Na rynku rozwiązań IT dla firm dostępnych jest wiele różnorodnych aplikacji, które mają wspierać przedsiębiorców. Przeglądając oferty natrafisz na oprogramowania pudełkowe oraz dedykowane. Czym charakteryzują się takie rozwiązania? Co mają wspólnego, a co je dzieli? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule!

Oprogramowanie pudełkowe

Jest to rozwiązanie gotowe oferowane przez producenta lub dystrybutora. Zawiera określony zakres funkcji, choć czasami możliwy jest ich dobór. Niektóre firmy oferują pewien stopień dopasowania, ogranicza się to jednak głównie do konfiguracji systemu i może generować dodatkowe koszty. Aby rozpocząć użytkowanie oprogramowania konieczne jest wykupienie licencji dla każdego użytkownika. Jej rodzaje i sposoby płatności różnią się między sobą, ale opierają na abonamentowości: opłatę uiszcza się cyklicznie za dany okres użytkowania rozwiązania. Technicznie istnieje możliwość rozbudowy takiego systemu, ale twórcy rzadko się na to godzą. Powoduje to jedynie ograniczone dopasowanie do potrzeb i częściowe usprawnienie pracy. Cena rozwiązania przy niewielkiej liczbie użytkowników jest niska; wzrasta wraz z userami. Dlatego takie oprogramowanie sprawdzi się tylko w małym zespole. Ze względu na sztywny zakres oferowanych funkcji rozwiązanie jest mało intuicyjne, często wymaga dostosowania procesów w firmie do możliwości technologicznych. Producent nie oferuje w standardzie wdrożenia, zwykle istnieje jednak możliwość dodatkowego wykupienia pomocy w tym zakresie. Wiąże się to jednak z kosztem, który czasami może wynosić nawet kilkaset złotych za godzinę szkolenia. Oprogramowania pudełkowe szybko się uruchamia, wdrożenie nie jest jednak łatwe, właśnie ze względu na limitowane dopasowanie do potrzeb i średnią intuicyjność. Przed podjęciem decyzji o zakupie określonego systemu warto przetestować wersje demo lub triale udostępniane przez producentów lub dystrybutorów.

Dla kogo taki system?

Oprogramowanie tego rodzaju dobrze sprawdzi się w małych firmach. Rozwiązanie pudełkowe jest dopasowane do wielu, różnych branż, co sprawia, że posiada tylko ogólne funkcje. System pozwoli usprawnić podstawowe procesy, np. obsługę klienta, sprzedaż, planowanie zadań, itd. Rozwiązanie przyspieszy pracę, ale w ograniczonym zakresie. Wydatek na rozwiązanie tej klasy zależny jest od liczby użytkowników. System uruchomisz bardzo szybko, ale wdrożenie może zająć dużo czasu ponieważ producenci nie oferują pomocy w standardzie. Takie oprogramowania zwykle nie są także efektywnie aktualizowane, co może skutkować tym, że za jakiś czas rozwiązanie stanie się niefunkcjonalne.

Przykładowy ekran pudełkowego systemu CRM

Oprogramowanie dedykowane

Systemy tej klasy cechują się pełnym dopasowaniem do indywidualnych potrzeb zlecającego. Tworzone po konsultacjach z klientem, zawierają odzwierciedlenie unikatowych procesów wypracowanych w danej firmie. Tym samym na rynku nie znajdziemy drugiego, takiego samego rozwiązania. Aplikacje dedykowane mogą być z łatwością rozbudowywane w przyszłości, wedle rozwijających się potrzeb klienta. Dzięki skalowalności oprogramowania liczba użytkowników jest nieograniczona. Producent dedykowanego oprogramowania zapewnia pomoc we wdrożeniu rozwiązania, a także jego utrzymanie i rozwój. Ceny systemów tej klasy są różne (od 10 000 zł do 1 000 000 i więcej) , a wycena powstaje w oparciu o rozbudowanie oprogramowania, jego działanie oraz czas wykonania. Aplikacja może zostać w całości przetestowana dopiero w końcowej fazie, jednak producent umożliwia wgląd w nowopowstające moduły i ich próbne użytkowanie już w trakcie tworzenia. Rozwiązanie tej klasy gwarantuje pełne dopasowanie do potrzeb i usprawnienie podejmowanych czynności. Wiele firm programistycznych nie tylko wykonuje dedykowane oprogramowanie, ale także przenosi prawa autorskie, dzięki czemu zlecający zyskuje pełnię kontroli nad przyszłym rozwojem apliakcji.

Dla kogo taki system?

Na wdrożeniu oprogramowania dedykowanego w firmie zyskają średnie oraz duże przedsiębiorstwa, nastawione na rozwój. Rozwiązania tej klasy pozwalają na dowolną rozbudowę w przyszłości, gwarantując precyzyjne odwzorowanie procesów zachodzących w firmie. Stworzenie aplikacji dedykowanej trwa kilkadziesiąt dni, w trakcie których dokonane zostaje rozpoznanie potrzeb klienta, konsultacje, projektowanie rozwiązania, programowanie, testowanie oraz wdrożenie w firmie zlecającego. Klient otrzymuje pełną usługę, nieograniczoną wyłącznie do dostarczenia oprogramowania, jak ma to miejsce w przypadku systemów pudełkowych. Precyzyjne dopasowanie do potrzeb i intuicyjność sprawiają, że rozwiązanie wdraża się szybko.

system-dedykowany-crm

Przykładowy ekran dedykowanego systemu

Zalety systemu pudełkowego

1. Cena – przy małej liczbie użytkowników jest niewielka, ale wzrasta wraz z kolejnymi userami.
2. Szybkość uruchomienia – konieczna jest tylko instalacja rozwiązania lub założenie konta.
3. Możliwość wcześniejszego testowania wersji demo lub triali.

Zalety systemu dedykowanego

1. Pełne dopasowanie do indywidualnych potrzeb zlecającego.
2. Możliwość przyszłej rozbudowy wedle wzrastających potrzeb firmy.
3. Pomoc we wdrożeniu ze strony producenta rozwiązania.
4. Prawo własności do aplikacji.
5. Zabezpieczenie danych w dogodny dla zlecającego sposób.
6. Szybkie wdrożenie i intuicyjność rozwiązania.
7. Nieliemitowana liczba użytkowników.
8. Jednorazowy koszt.

Wady systemu pudełkowego

1. Brak dopasowania do potrzeb konkretnej firmy.
2. Brak możliwości przyszłej rozbudowy.
3. Brak aktualizacji i pomocy ze strony producenta rozwiązania.
4. Brak kontroli nad nowymi i usuwanymi funkcjami w przypadku aktualizacji oprogramowania przez producenta.
5. Konieczność ponoszenia opłat za każdego kolejnego użytkownika.
6. Użytkowanie na zasadach licencji, a nie wyłącznego prawa własności.

Wady systemu dedykowanego

1. Pełny koszt rozwiązania musi być uiszczony jednorazowo.
2. Rozpoznanie potrzeb i stworzenie dopasowanego oprogramowania wymagają czasu.
3. Opracowanie precyzyjnego projektu aplikacji wymaga zaangażowania odpowiednich osób w firmie.

Zanim zdecydujesz się na zakup lub zlecenie wykonania systemu dla Twojej firmy, gruntownie rozważ wszystkie wady i zalety, a także możliwości i zagrożenia wynikające z tego procesu. Obliczenie zwrotu z inwestycji jest kluczowe podczas podejmowania decyzji o wyborze systemu. Zastanów się również nad harmonogramem prac: ile czasu możesz poświęcić na poszukiwanie rozwiązania, jego tworzenie i testowanie, a następnie wdrożenie? Te kwestie również pomogą Ci podjąć decyzję, które rozwiązanie będzie optymalne dla Twojej firmy: pudełkowe czy dedykowane. Jeśli nie jesteś pewien, na co się zdecydować, skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci dobrać optymalny system.