Rozwój technologiczny wpływa na konieczność inwestycji w nowoczesne rozwiązania, których zadaniem jest ułatwienie prowadzenia firmy. Właściwie dobrane systemy dedykowane mogą nie tylko pomóc w prowadzeniu firmy, ale także budowaniu relacji z klientami, prognozowaniu wysokości sprzedaży czy planowaniu działań marketingowych. Jednym z takich rozwiązań jest system CRM - oprogramowanie służące do zarządzania relacjami z klientami. W artykule znajdziesz odpowiedź na pytanie "Co to jest system CRM?".
Czym charakteryzuje się system CRM?
Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (Customer Relationship Managment) służy do funkcjonalnego gromadzenia informacji o kontrahentach oraz sprzedaży. W swej klasycznej formie składa się z modułów umożliwiających prowadzenie profili klientów oraz ewidencję ich aktywności. Dzięki temu możliwe jest gromadzenie potrzebnych informacji w jednym miejscu, co eliminuje konieczność użytkowania wielu plików tekstowych czy arkuszy kalkulacyjnych. Jakie informacje możemy zapisywać? Są to między innymi:
-Dane klienta lub firmy, z którą prowadzimy relacje biznesowe - adres, numer telefonu, adres e-mail, stronę internetową, itd.
-Informację o dacie ostatniego kontaktu
-Datę kolejnej, planowanej rozmowy
-Liczbę wystawionych faktur
-Liczbę podjętych prób kontaktu
-Osoby kontaktowe po stronie kontrahenta
Przeczytaj więcej o systemach CRM
Gotowe i dedykowane systemy CRM
Gotowe aplikacje CRM zakładają pewien zakres funkcjonalności, z góry narzucony przez producenta rozwiązania. Klient wykupuje dostęp do usługi online (w przypadku oprogramowania działającego na licencji SaaS- Software as a Service) albo instaluje gotowe rozwiązanie na swoim serwerze i urządzaniach (komputerach, laptopach). Takie rozwiązania częściej wybierają małe firmy, a także zespoły pracujące w terenie, dzięki możliwości dostępu online na urządzeniach mobilnych. Na rynku dostępnych jest bardzo wiele rozwiązań tej klasy, dlatego tak ważne jest skorzystania z bezpłatnego okresu testowego.
Moduł kontrahentów w gotowym systemie CRM
Dedykowane oprogramowanie CRM powstaje po dogłębnym rozpoznaniu indywidualnych potrzeb i zakłada całkowite dopasowanie funkcjonalności do konkretnej firmy, procesów i zespołu pracowniczego. W zależności od konkretnego producenta, klient otrzymuje prawa autorskie do rozwiązania lub tylko prawa do jego użytkowania. Także taki system może działać w ramach licencji SaaS lub wymagać zainstalowania na urządzeniach użytkownika. Oprogramowanie dedykowane częściej wybierane jest przez firmy średnie lub duże, które mogą pozwolić sobie na poniesienie większego kosztu inwestycji. Systemy tej klasy mogą być rozbudowywane wraz z rozwojem Twojej firmy, w przeciwieństwie do gotowych narzędzi CRM.
Panel główny w dedykowanym systemie CRM
Gotowy a dedykowany system CRM
Zakres funkcjonalności w ramach poszczególnych, oferowanych na rynku systemów różni się. Systemy gotowe posiadają zwykle moduł kontrahenta oraz sprzedaży, czasami kalendarz. Niektóre systemy, jak np. Kamflex posiadają jednak więcej funkcjonalności:
-Zarządzanie magazynem
-Fakturowanie
-Generowanie dokumentów
-Rozbudowany moduł leadów sprzedażowych
Tym samym system służy nie tylko do zarządzania relacjami z klientami, ale także pozwala na kontrolowanie sprzedaży. Dzięki swojej kompleksowości może także zastąpić kilka narzędzi do tej pory użytkowanych w firmie, np. program do faktur, prowadzenia magazynu, wystawiania dokumentów. Działając na licencji SaaS, stanowi także gwarancję stałego dostępu z każdego urządzenia z dostępem do Internetu.
Dedykowane rozwiązania CRM cechują się precyzyjnym dopasowaniem do potrzeb klienta. Po dokonaniu szczegółowej analizy tych potrzeb możliwe jest zaprojektowanie rozwiązania mającego na celu usprawnienie procesów zachodzących w firmie. Na etapie tworzenia systemu kluczowa jest skuteczna komunikacja z konsultantem. Decydując się na usługi konkretnej firmy konieczne jest także zwrócenie uwagi na ilość testów, którym poddawane jest stworzone oprogramowanie oraz pomoc we wdrożeniu ze strony producenta.
Oba typy systemów CRM wymagają skrupulatnego wdrożenia. Wiele programów informatycznych nie jest skutecznie użytkowanych w przedsiębiorstwach właśnie ze względu na niepowodzenie na tym etapie. Dlatego oferowane przez firmę programistyczną metody szkoleń oraz ich zakres odgrywają znaczącą rolę w skuteczności finalnego użytkowania rozwiązania. Najlepiej wybrać producenta, który oferuje pomoc we wdrażaniu za pomocą dwóch kanałów: online oraz spotkań osobistych.
Które rozwiązanie wybrać?
To pytanie, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców rozważających wprowadzenie CRM w swojej firmie. Aby podjąć optymalną decyzję dla przyszłości swojego biznesu zastanów się:
-Ile procesów i jak bardzo rozbudowanych ma obsłużyć Twój system CRM?
-Ilu pracowników będzie z niego korzystać?
-Na jakich urządzeniach wyświetlane będzie oprogramowanie? (laptopy, komputery, tablety, telefony)
-Czy pracownicy mają doświadczenie w korzystaniu z systemów informatycznych tej klasy?
-Na jak długie wdrożenie możesz sobie pozwolić?
-Jakim budżetem dysponujesz?
Udzielenie odpowiedzi na tak postawione pytania pomoże Ci zadecydować, jaki system CRM wybrać. Jeśli jednak nadal się wahasz, dobrze skonsultować się z przedstawicielem firmy programistycznej. Osoba kompetentna i doświadczona pomoże Ci podjąć decyzję oraz wesprze w stworzeniu optymalnego rozwiązania dla Twojej firmy.
Podsumowując - co to jest system CRM?
System CRM jest to rozwiązanie do zarządzania relacjami z klientami i sprzedażą. W zależności od wybranego typu: oprogramowania gotowego, czy dedykowanego, w modelu SaaS, czy wymagającego własnej infrastruktury serwerowej pod CRM, zapewnia różny zakres funkcjonalności. Celem wdrożenia systemu jest budowanie trwalszych relacji z kontrahentami, skuteczniejsza kontrola sprzedaży, a także oszczędność czasu i zwiększenie zysku. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o specyfice systemów CRM, to skontaktuj się z nami.
Przeczytaj także
Czy inwestycja w dedykowaną aplikację webową się opłaca?
Jaką firmię programistyczną wybrać?
Konsultant IT
Skuteczne wdrożenie systemu CRM
Zobacz nasze realizacje
Oprogramowanie dedykowane CRM dla szkoły językowej, Warszawa
