Częste błędy przy wdrażaniu systemów CRM ERP





Nie popełniaj powszechnych błędów przy wdrażaniu aplikacji klasy CRM ERP SCM BI MES APS DMS .....



Brak czasu na analizę przed wdrożeniową

Proces określania własnych potrzeb jest bardzo skomplikowany i długotrwały. W proces ten należy zaangażować odpowiednich pracowników, którzy mogą wnieść wartość do całego procesu. W większości firm nie ma specjalistów od oprogramowań dla firm, dlatego proces ten należy wykonać bardzo starannie. Dodatkowo można skorzystać z pomocy analityka / konsultanta.

 

Analiza dostępnych rozwiązań pudełkowych i aplikacji dedykowanych

Częstym błędem przy wyborze oprogramowania jest skupianie się na programie, a nie na potrzebach swojej firmy. Jeśli nie mamy rozpoznanych dokładnie własnych potrzeb trudno ocenić czy dane rozwiązanie jest odpowiednie dla naszej firmy.

 

Błędne ocenianie dostępnych rozwiązań

Wiele osób zbiera informacje na temat oprogramowań porównując je do siebie. Co nie wnosi wiele do procesu jeśli są one niekompletne.

Zbierane informacje należy podzielić na dwa typu:

1. Obiektywne czyli takie, które będą z wielkim prawdopodobieństwem dotyczyć Państwa firmy:

- Jakość kontaktu z dostawcą oprogramowania

- Rodzaj uprawnienia do korzystania – własność, licencja (jaka)

- Cena aplikacji

- Sprawne wdrożenie i inne

2. Subiektywne czyli takie, które nie są do końca jasne, a w związku z czym powinniśmy mieć do nich dystans:

- Brak możliwości obsłużenia pewnych procesów – być może klient nie zapytał wcześniej o takie funkcjonalności

- Ukryte koszty – czasami firmy ukrywają pewne koszty, ale często nieporozumienia wynikają z innych przyczyn

- Zarzuty, że dostawca nie rozpoznał potrzeb klienta. Zarzut ten może wynikać z braku odpowiedniego zaangażowania dostawcy, ale może też wynikać z braku zaangażowania po stronie klienta, którego obowiązkiem jest dostarczenie kompletnej informacji na temat procesów w firmie

- Ogólne chwalenie oprogramowania również nie wiele nam mówi. Jeśli jest taka możliwość warto zapytać o szczegóły: jakie procesy obsługuje aplikacje, ile czasu pracownicy oszczędzają – porównanie przed i po, czy oprogramowanie zostało całkowicie dopasowane do wymagań klienta, czy były jakieś ograniczenia itd.

 

Brak przygotowania zespołu do wdrożenia nowego systemu

Użytkownicy przyszłego oprogramowania nie powinni być informowani zbyt późno o nadchodzącej zmianie. Najlepiej jest zaangażować przedstawicieli wszystkich działów do współtworzenia listy wymagań/ procesów/ dokumentacji projektowej.

 

Brak przeszkolenia pracowników

Warto zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu na to zadanie. Wszyscy użytkownicy powinni mieć wsparcie w tym zakresie bez ograniczeń w początkowym okresie użytkowania.

 

Zapominanie o „rzadkich” procesach

Zdarza się, że pracownicy zapominają o pewnych procesach, które mają miejsce rzadko w firmie (na przykład inwentaryzacja). Efektem czego wykonawca nie posiada informacji o potrzebie usprawnienia danego procesu.

 

Pomijanie pewnych procesów w firmie

Tworząc listę wymagań naturalnym jest, że zaczynamy od czynności, które wykonuje wiele osób i są czasochłonne. Zdarza się jednak, że systemu klasy ERP CRM mogą bardzo usprawnić pracę osobom, które jako jedyne wykonują pewne czynności.

Przy pewnym projekcie dla firmy produkcyjnej kilka dni przed wdrożeniem dowiedzieliśmy się, że jedna osoba w tej firmie codziennie około 6 godzin kontaktuje się z dłużnikami w celu ściągnięcia należności. Wykonaliśmy dla niej kilka dodatkowych funkcji, które ograniczyły ten proces do 2 godzin dziennie. Firma zaoszczędza tylko na tej funkcjonalności w skali roku około 40 000 pln.

Warto zarezerwować odpowiednią ilość czasu, aby dokładnie przedyskutować wszystkie procesy.

 

 

 





darmowe konsultacje